Verfahren bei internen Meldungen

(1) Die interne Meldestelle 1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, 2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt, 3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, 4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, 5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und 6. ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18.

(2) Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.