Auf eine digitale Arbeitszeiterfassungsmethode umstellen: Die Rechtslage und was Sie dokumetieren müssen

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Damit Sie die Arbeitszeit Ihrer Angestellten auf eine rechtssichere Art und Weise festhalten können, benötigen Sie ein System, auf welches Sie sich voll und ganz verlassen können. Die Rechtsprechung verlangt zudem, dass Sie dazu eine Methode nutzen, welche verlässlich und objektiv arbeitet. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das, dass Sie die Arbeitszeiten auf eine Weise festhalten müssen, die es Ihnen ermöglicht, jederzeit eine prüffähige Dokumentation vorzulegen.

Laut offiziellen Angaben des Statistischen Bundesamtes arbeiteten im vergangenen Jahr (2024) circa 24 % der Arbeitnehmer in Deutschland entweder hybrid oder gänzlich im Homeoffice. Der Wert liegt somit auf ähnlichem Niveau wie in den vorangegangenen Jahren und verdeutlicht, warum eine digitale Arbeitszeiterfassung mittlerweile so wichtig ist. Erfahren Sie, was genau Sie dokumentieren müssen und wie Sie jetzt auf digitale Arbeitszeiterfassung umstellen können.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits: Die aktuelle Rechtslage in Kürze

Sie sollten jetzt mit der Planung beginnen, denn die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit besteht bereits. Bereits am 13. 9. 2022 verabschiedete das Bundesarbeitsgericht einen Grundsatzbeschluss. Der Beginn und das Ende der täglich erbrachten Arbeitszeit müssen durch den Arbeitgeber dokumentiert werden. Hergeleitet wird diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie haben 59 % der Unternehmen in Deutschland die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung mittlerweile nach den Vorgaben des BAG-Beschlusses umgesetzt.

Sie müssen ein verlässliches System nutzen, welches den gesamten Arbeitstag Ihrer Angestellten transparent, nachvollziehbar und übersichtlich abbildet. Es muss jederzeit gewährleistet werden, dass ein Nachweis dazu erbracht werden kann, zu welcher Zeit ein Angestellter mit der Arbeit begonnen hat und wann er Feierabend gemacht hat. Auch Überstunden müssen detailliert dokumentiert werden. 

Falls es zu einer Kontrolle seitens der zuständigen Behörden oder internen Rückfragen kommen sollte, stehen Sie ohne eine belastbare Dokumentation sehr schlecht dar. Sie haben in diesem Fall keine Möglichkeit, zu belegen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlich festgelegten Ruhezeiten einhält. 

Genügt eine einfache Liste oder eine Excel-Tabelle, um Arbeitszeiten festzuhalten? Theoretisch kann eine solche Form der Dokumentation funktionieren. Es muss jedoch gewährleistet werden, dass alle Einträge stets aktuell, vollständig und gegen jede Möglichkeit einer Fälschung abgesichert sind. Laut einer Analyse des Marktforschungsinstituts Consumerfieldwork haben circa 70 % der Arbeitgeber mutwillige Falschangaben bei der Arbeitszeiterfassung entdeckt. Sieben von zehn Arbeitnehmern geben zudem an, während Ihrer Arbeitszeit private Angelegenheiten erledigt zu haben.

Praktisch scheitert es oft an Versionen, Freigaben und dem Nachweis, wer wann etwas geändert hat. Genau hier punkten digitale Systeme wie die Zeiterfassungssoftware von Factorial und weiteren Anbietern. Solche spezifischen Programme zur digitalen Arbeitszeiterfassung sind rechtssicher gestaltet. Außerdem erstellen sie Protokolle automatisch und es ist zu jeder Zeit möglich, diese zu exportieren und einen Nachweis zu erbringen. Sie bieten Ihren Angestellten die Option, via App oder Browser die Arbeitszeit zu buchen und erhöhen die Flexibilität. 

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Das müssen Sie dokumentieren: Erbrachte Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeit und Überstunden

Um aus rechtlicher Sicht auf der sicheren Seite zu sein, ist es für Sie wichtig, die zentralen Begriffe klar voneinander zu trennen. Arbeitszeit wird laut § 2 ArbZG als die exakte Zeit von Beginn bis zum Ende der Arbeit definiert. Ruhepausen fallen hier nicht ins Gewicht. Diese Eckpunkte müssen Sie detailliert dokumentieren. Als Überstunden werden Zeiten bezeichnet, welche über die durch den Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitszeit hinausgehen. Überstunden müssen deutlich ausgezeichnet werden, damit die Vergütung und der Ausgleich fair ablaufen können.

Die Pausen werden der Arbeitszeit nicht angerechnet. Sie sind jedoch für die Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten wichtig. Gesetzlich ist ein Mindestmaß von 11 Stunden Ruhe zwischen zwei Arbeitstagen vorgeschrieben. Hier können digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung für Sie sehr nützlich werden. Falls die Planung das Mindestmaß der gesetzlichen Ruhezeit übersteigt, warnen solche System automatisch. 

Einer Ihrer Angestellten fängt beispielsweise um 07:30 Uhr an zu arbeiten und macht von 12:00–12:30 Uhr eine Mittagspause. Er beendet seinen Arbeitstag um 16:00 Uhr. So ergibt sich insgesamt eine Arbeitszeit von 8 Stunden. Falls dieser Angestellte am selben Tag eine zusätzliche Schicht einplanen möchte, weist die Software direkt auf die gesetzliche Ruhezeit von 11 Stunden hin.

Die exakte Arbeitszeit muss überall und unabhängig vom Arbeitsort erfasst werden. Laut offiziellen Angaben des Bundesarbeitsministeriums muss die gesamte erbrachte Arbeitszeit dokumentiert werden. Das System können Sie frei wählen. Wichtig ist, dass es zugänglich ist und transparent operiert. Sie können beispielsweise ein klassisches Terminal auf dem Arbeitsplatz einsetzen oder Ihren Mitarbeitern eine App für das Smartphone bereitstellen. Vor allem, wenn es um die Arbeit aus dem Homeoffice geht, sind digitale Verfahren essenziell.

Sie können auch weiterhin auf "Vertrauensarbeitszeit" setzen, jedoch ist auch hier eine Dokumentation nötig. Das BAG (Bundesarbeitsgericht) betont die Systempflicht zur Erfassung dieser Arbeitszeit. 

Was sich umsetzen lässt: Die Angestellten tragen den Beginn und das Ende der Arbeitszeit selbstständig ein. Im Anschluss sehen die Vorgesetzten die Summe der Stunden, prüfen die Überstunden und geben Korrekturen mit Protokoll frei. So können Sie Flexibilität mit Prüfbarkeit kombinieren.

Jegliche Sonderfälle sollten Sie am besten schriftlich regeln:

• Dienstreisen: Ob Reisezeit als Arbeitszeit einzuordnen ist, Es hängt von der Tätigkeit ab ob Reisezeit als Arbeitszeit einzuordnen ist (aktive Arbeit und die reine Beförderung). Legen Sie eigenständige Regeln fest.
• Bereitschaft: Bereitschaft am Arbeitsplatz wird in den meisten Fällen als Arbeit eingestuft. Rufbereitschaft hingegen nicht immer. Auch hier müssen Sie festlegen, wie Ihre Angestellten buchen.
• Wegezeiten und Umkleidezeiten: Falls betrieblich vorgeschrieben gelten Wegezeiten und Umkleidezeiten als Arbeitszeit. Das müssen Sie eindeutig regeln.

Beachten Sie stets: Dokumentieren Sie den Beginn und das Ende eines jeden Arbeitstags und achten Sie darauf, dass Überstunden klar zu erkennen sind. Halten Sie unbedingt die gesetzliche Ruhezeit ein und regeln Sie klar, ob Umkleidezeiten und Wegezeiten als Arbeitszeit anzusehen sind. Das sind die Grundlagen, welche von den Behörden verlangt werden.

So behalten Sie die Kontrolle: Außendienst, Homeoffice und Vertrauensarbeit

Sie möchten Ihren Angestellten eine hohe Flexibilität ermöglichen und auf Nummer sicher gehen, dass Sie dabei alle gesetzlichen Vorgaben einhalten? Kombinieren Sie Technik mit deutlichen Regeln. 

Legen Sie fest, dass Arbeitszeiten stets am selben Tag zu buchen sind und definieren Sie Fristen für Korrekturen. Teilen Sie Ihren Angestellten mit, an wen diese sich zu wenden haben, falls Fehler auftauchen. Eine Smartphone-App oder ein Check-in per Browser ermöglicht es Ihrem Team von überall aus zu buchen. Sie erhalten auf diese Weise eine Historie und alle Änderungen sind lückenlos einsehbar. 

Folgender Ablauf hat sich im Außendienst bewährt: Sie verbuchen den Beginn der Arbeit, sobald die erste dienstliche Tätigkeit startet (zum Beispiel die Fahrt zu einem Kunden). Buchen Sie die Pause, wenn sie stattfindet. Buchen Sie das Arbeitsende, sobald die letzte dienstliche Tätigkeit beendet ist. Wenn Sie einmal etwas ändern müssen, dokumentieren Sie kurz warum und lassen die Änderung freigeben. Das ist unkompliziert, hält aber jeder Prüfung stand.

Darum ist eine digitale Arbeitszeiterfassung zumeist die beste Wahl: Diese Vorteile bieten sich Ihnen

Falls Sie klassische Listen oder Excel-Tabellen für die Arbeitszeiterfassung nutzen kennen Sie dieses Problem: Dateien gehen verloren oder überschreiben sich und am Ende ist nicht klar, welche Liste die richtige ist. 

Eine Lösung zur digitalen Arbeitszeiterfassung setzt genau hier an. Sie können die Zugriffsrechte verwalten und sehen die Historie jeglicher Änderungen. Mit wenigen Klicks können Sie Berichte exportieren und diese auf Anfrage weitergeben. Für Sie ist das doppelt wertvoll, denn Sie steigern Ihre Rechtssicherheit und sparen Zeit. Laut einer Schätzung von Market Research Future wird der globale Markt für Zeiterfassungssoftware von etwa € 2,92 Milliarden im vergangenen Jahr (2024) auf bis zu € 9,93 Milliarden bis zum Jahr 2032 anwachsen.

Ändern Sie nicht alle Vorgänge auf einmal, wenn Sie den Umstieg durchführen. Wählen Sie eine kleine Gruppe von Angestellen und testen Sie den kompletten Ablauf für zwei bis vier Wochen. Buchen, Korrigieren, Freigeben, Exportieren. Anschließend werten Sie das Ergebnis aus. Wie schnell sind Buchungen freigegeben? Wie oft fehlen Buchungen noch am nächsten Tag? Wie häufig meldet das System Hinweise zu Ruhezeiten? Falls sich diese Zahlen verbessern, rollen Sie das System weiter aus.

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Personaldaten richtig verwalten: Datenschutz, Aufbewahrung und Einsicht

Die Erfassung von Arbeitszeit ist eng mit der Einpflegung von Personaldaten verknüpft. Deshalb brauchen Sie klare Zugriffsrechte, verlässliche Informationen und vernünftige Fristen. 

Arbeiten Sie mit drei verschiedenen Ebenen: Beschäftigte sehen ihre eigenen Daten und den Stundensaldo, Führungskräfte sehen das Team und die HR-Abteilung sieht alles, allerdings nur mit Protokoll. Korrekturen sind erlaubt, aber nur mit kurzer Begründung und Freigabe. So bleibt Ihre Historie belastbar und Missverständnisse lassen sich schnell aufklären.

Bei der Aufbewahrung gilt: so kurz wie möglich und so lang wie nötig. Richten Sie automatische Löschfristen ein, damit Daten nicht länger gespeichert werden als erforderlich. Außerdem spielt das Thema Transparenz eine bedeutende Rolle. Wenn Ihre Beschäftigten jederzeit ihre Buchungen und Salden sehen können, sinkt der Abstimmungsaufwand und viele Nachfragen erübrigen sich von selbst.

Ihre Roadmap in sechs Schritten: Ohne Großprojekt ans Ziel

Mit diesen sechs Schritten können Sie die Umstellung auf digitale Zeiterfassung umsetzen:

1. Beginnen Sie mit den Begriffen: Legen Sie fest, was in Ihrem Betrieb als Arbeitszeit gilt und wie Pausen, Dienstreisen und besondere Zeiten gebucht werden.
2. Das Verfahren: Entscheiden Sie sich für App, Browser oder Terminal. Die Hauptsache ist, dass Buchungen zeitnah sind, einer Person zugeordnet werden und später nachvollzogen werden können.
3. Regeln Sie Rollen und Freigaben: Wer bucht, wer gibt frei, wer darf korrigieren, und bis wann?
4. Klären Sie Datenschutz und Löschung: Rollenbasierte Rechte, verschlüsselte Speicherung, automatische Fristen und klare Informationen an Ihr Team.
5. Planen Sie einen Mini-Pilot: Wählen Sie ein Team, bilden Sie den Alltag zwei bis vier Wochen komplett im System ab und messen Sie einfache, aussagekräftige Werte: Zeit bis zur Freigabe, Anteil zeitnaher Buchungen, Anzahl der Hinweise zu Ruhezeiten.
6. Rollen Sie schrittweise aus: Kleine FAQ, kurze Video-Snippets mit den Klickwegen und ein fester Ansprechpartner genügen. 

Falls Sie nach vier bis sechs Wochen bemerken, dass Buchungen pünktlicher stattfinden, Freigaben schneller durchgehen und Exporte ohne Nacharbeiten funktionieren, haben Sie alles richtig gemacht. Anschließend justieren Sie monatlich die Regeln, Vorlagen und Erinnerungen.

So machen Sie die Pflicht der Arbeitszeiterfassung zu Ihrem Vorteil

Wenn Sie Arbeitszeiten konsequent und nachvollziehbar erfassen, erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, Sie sorgen auch für Vertrauen im Unternehmen. Sie sehen auf einen Blick, wer wann wie lange gearbeitet hat, können Überstunden fair ausgleichen und Ruhezeiten sicher einhalten. So vermeiden Sie Konflikte, ersparen sich Diskussionen und schaffen Vertrauen auf beiden Seiten.

Digital zu arbeiten ist dabei kein Selbstzweck. Es ist der Weg, mit dem Sie Protokolle, Rechte und Exporte ohne Zusatzaufwand erhalten können. Wenn Sie die Umstellung auf digitale Arbeitszeiterfassung langsam angehen und klare Regeln festlegen, kann Ihr Verfahren in wenigen Wochen stabil laufen.

Sie möchten sich die Einführungsarbeit sparen? Starten Sie mit einer praxisnahen Softwarelösung für die Arbeitszeiterfassung. Ihre Teams buchen Arbeitszeiten am Handy oder am Rechner. So behalten Sie Korrekturen und Freigaben im Griff und Berichte für Betriebsrat, Revision oder Aufsichtsbehörden sind in Sekunden erstellt. Laut einer Studie von SD Worx nutzen fast 70 % der Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit erfassen, mittlerweile ein digitales Tool.

Aus einer gesetzlichen Pflicht kann für Sie somit ein echter Vorteil werden. Sie operieren rechtssicher, behalten den Überblick und geben Ihren Angestellten durch ein zuverlässiges digitales System die Freiheit flexibel zu arbeiten.