Arbeitszeiterfassung: Was ändert sich für Unternehmen?

Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung:

Was müssen Unternehmen beachten?
 

Mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Arbeitszeiterfassung stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Die gesetzlichen Anforderungen sind klar formuliert: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen elektronisch und tagesgenau aufgezeichnet werden.

Diese Regelung sieht kaum Ausnahmen für Arbeitgeber vor. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022, das auf dem Arbeitsschutzgesetz basiert. Unternehmen, die dieser Verpflichtung nicht nachkommen, riskieren Bußgelder und rechtliche Konsequenzen. Aber was müssen sie bei der elektronischen Erfassung der Arbeitszeiten beachten?

Was ändert sich wirklich?

Die grundsätzlichen Regeln zur Arbeitszeit waren bereits vor dem BAG-Urteil klar definiert. Die maximale tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie die Pausenzeiten bleiben unverändert.

Neu ist lediglich die Methodik für die richtige Zeiterfassung. Während früher handschriftliche Aufzeichnungen oder einfache Tabellen genügten, fordert ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes nun eine elektronische und möglichst präzise Dokumentation. 

Genauer gesagt wird „der Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.“ laut des Entwurfs zu § 16 Abs 2 ArbZG-E.

Die wichtigsten Anforderungen im Überblick:

●      Elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit.

●      Tägliche Erfassung, es sei denn, eine abweichende Regelung ist durch Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung getroffen.

Unternehmen mit:

●      Mehr als 250 Mitarbeitern: Implementierung innerhalb eines Jahres.

●      50 bis 250 Mitarbeitern: Implementierung innerhalb von zwei Jahren.

●      Weniger als 50 Mitarbeitern: Implementierung innerhalb von fünf Jahren.

●      Zehn oder weniger Mitarbeitern: Papierbasierte Erfassung bleibt zulässig.

Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung: Ein Widerspruch?

Viele Unternehmen setzen auf Vertrauensarbeitszeit, ein Modell, das den Fokus auf Zielerreichung und nicht auf die geleisteten Stunden legt. Doch Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit müssen sich nicht ausschließen.

Angestellte können weiterhin ihre Aufgaben unabhängig von fixen Arbeitszeiten erfüllen, solange sie ihre Zeit dennoch dokumentieren. Diese Aufzeichnungen sind notwendig, um den gesetzlichen Mindestanforderungen zu entsprechen und sicherzustellen, dass maximale Arbeitszeiten sowie Pausen eingehalten werden.

Verantwortlichkeiten und Risiken

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung liegt beim Arbeitgeber. Dies schließt jedoch nicht aus, dass diese Aufgabe an die Mitarbeitenden delegiert werden kann.

Dennoch muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Verstöße, die aufgrund mangelhafter Zeiterfassung entstehen, können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Elektronische Zeiterfassung: Praktische Umsetzungstipps

Unternehmen stehen vor der Aufgabe, ein System zu implementieren, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Digitale Zeiterfassungssoftware bietet hier eine effiziente Lösung.

Solche Systeme speichern Daten zuverlässig, sind leicht zugänglich und ermöglichen eine einheitliche Erfassung im gesamten Unternehmen. Sie nehmen den administrativen Aufwand ab und passen sich flexibel an unterschiedliche Arbeitszeitmodelle an.

Vorteile einer digitalen Zeiterfassung

●      Objektivität und Verlässlichkeit: Elektronische Systeme speichern Daten unverfälscht und nachprüfbar.

●      Zugänglichkeit: Berechtigungen können flexibel vergeben werden, sodass nur relevante Personen Zugriff haben.

●      Bürokratieabbau: Automatisierte Aufzeichnungen reduzieren den administrativen Aufwand.

●      Datenschutzkonform: Diese Systeme bieten Datenschutz gemäß der DSGVO.

●      Flexibilität: Geeignet für verschiedene Arbeitszeitmodelle einschließlich Home-Office und Außendienst.

Besonderheiten für mobile Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer ohne festen Arbeitsplatz, wie etwa Paketdienstfahrer oder Zeitungszusteller, ist die elektronische Arbeitszeiterfassung ebenfalls von Bedeutung.

Mobile Zeiterfassungssysteme, die über eine App genutzt werden können, bieten hier eine praktikable Lösung. Diese Systeme sind flexibel und ermöglichen eine genaue Dokumentation unabhängig vom Standort des Arbeitnehmers.

Datenschutz und Arbeitnehmerrechte

Die Erfassung von Arbeitszeiten dient dem Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmer und der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften wie Pausenzeiten. Im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind die Daten von Arbeitnehmern besonders geschützt.

Nur notwendige Personen, wie Vorgesetzte oder Prüfer von Behörden, erhalten Zugriff auf die entsprechenden Daten. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass Datenmissbrauch verhindert wird und die Privatsphäre der Mitarbeiter gewahrt bleibt.

Fazit

Die gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Arbeitszeiterfassung bringen neue Herausforderungen mit sich. Doch mit einer durchdachten Umsetzung können Unternehmen nicht nur den gesetzlichen Bestimmungen nachkommen, sondern auch interne Prozesse optimieren.

Eine sorgfältig ausgewählte Zeiterfassungssoftware bietet hier nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern trägt auch zu einer effizienteren und transparenteren Arbeitszeiterfassung bei. Unternehmen sollten die Umstellung als Chance sehen, ihre internen Abläufe zu modernisieren und so einen Beitrag zu größerer Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeiter zu leisten.

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