Verwaltungsgericht Düsseldorf Urteil, 19. Okt. 2015 - 13 K 2324/15

Tenor

Die Klage wird abgewiesen.

Der Kläger trägt die Kosten des Verfahrens.

Das Urteil ist hinsichtlich der Kosten vorläufig vollstreckbar. Der Kläger darf die Vollstreckung durch die Beklagte durch Sicherheitsleistung oder Hinterlegung in Höhe von 110 Prozent des aufgrund des Urteils vollstreckbaren Betrages abwenden, wenn nicht die Beklagte vor der Vollstreckung Sicherheit in Höhe von 110 Prozent des jeweils zu vollstreckenden Betrages leistet.

Tatbestand:

Der Kläger begehrt die Erstattung von Übernachtungskosten, die ihm im Rahmen von Dienstreisen entstanden sind.

Der Kläger steht im Dienst der Beklagten und verfügt über eine Dauerdienstreisegenehmigung.

Unter dem 21. Januar 2014 wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Beklagten über die internen Regelungen im Zusammenhang mit Dienstreisen informiert (Bl. 47 der Beiakte). Darin ist u.a. geregelt, dass Buchungen von Unterkünften am Dienstort G.         ausschließlich mittels Buchungsauftrag über das bereitgestellte elektronische Antragssystem „EASy“ abzuwickeln seien (II.3.).

Mit Antrag vom 26. August 2014 machte der Kläger anlässlich einer Dienstreise vom 26. bis zum 28. Mai 2014 nach G.         unter anderem Hotelkosten in Höhe von 57,00 Euro für die Übernachtung vom 27. zum 28. Mai 2014 in dem Hotel I.             Hof geltend. Mit Reisekostenabrechnung vom 9. September 2014 lehnte die Beklagte die Erstattung der Hotelkosten ab. Buchungen von Unterkünften am Dienstort G.           seien ausschließlich mittels Buchungsauftrag über „EASy“ abzuwickeln. Da der Kläger von diesem Verfahren abgewichen sei, könnten keine Übernachtungskosten erstattet werden. Hiergegen erhob der Kläger unter dem 24. September 2014 Widerspruch.

Mit Antrag vom 27. Oktober 2014 machte der Kläger anlässlich einer weiteren Dienstreise vom 29. bis zum 31. Juli 2014 nach G.          erneut unter anderem Hotelkosten in Höhe von 57,00 Euro für die Übernachtung vom 30. zum 31. Juli 2014 in dem Hotel I.             Hof geltend. Die Beklagte lehnte den Antrag mit Reisekostenabrechnung vom 20. November 2014 hinsichtlich der geltend gemachten Hotelkosten erneut unter Hinweis auf das vorgesehene Verfahren zur Buchung von Unterkünften am Dienstort G.         ab. Der Kläger erhob am 3. Dezember 2014 Widerspruch.

Mit Antrag vom 10. November 2014 machte der Kläger anlässlich einer dritten Dienstreise vom 5. bis zum 7. August 2014 nach G.         ein weiteres Mal unter anderem Hotelkosten in Höhe von 57,00 Euro für die Übernachtung vom 6. zum 7. August 2014 in dem Hotel I.             Hof geltend. Mit Reisekostenabrechnung vom 1. Dezember 2014 lehnte die Beklagte die Erstattung der Hotelkosten ab, da der Kläger erneut die Buchung seiner Unterkunft nicht über „EASy“ abgewickelt habe. Unter dem 9. Dezember 2014 erhob der Kläger Widerspruch.

Mit Widerspruchsbescheiden vom 25. Februar 2015 wies die Beklagte die Widersprüche des Klägers jeweils als unbegründet zurück. Zur Begründung führte sie aus, dass Übernachtungskosten nicht erstattet würden, wenn eine unentgeltliche Unterkunft zur Verfügung gestellt werden könne. Vor dem Hintergrund einer möglichst großen Auslastung der am Dienstort G.         vorhandenen Bankappartements sei bankintern festgelegt worden, dass die Buchung von Unterkünften in G.         ausschließlich mittels Buchungsauftrag über „EASy“ abzuwickeln sei und bei Abweichungen von diesem Verfahren grundsätzlich keine Übernachtungskosten erstattet würden. Eine optimale Verwaltung der Appartements in G.         sei nur möglich, wenn die Buchung der erforderlichen Übernachtungen an einer Stelle gebündelt werde. Nur auf diese Weise könne auch eine Umbuchung Reisender vom Hotel auf (kurzfristig) freigewordene Appartements erfolgen. Die Verfahrensweise zur Buchung von Unterkünften in G.         sei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der C mit Informationsschreiben des Zentralbereichs P/P2 vom 21. Januar 2014 bekannt gegeben worden. Ein entsprechender Hinweis finde sich auch auf den Seiten des Reisedienstes im Infoportal. Nach Auskunft des Zentralbereichs Vb hätten für den fraglichen Zeitraum noch mehrere unentgeltliche Übernachtungsmöglichkeiten in G.           zur Verfügung gestanden, so dass die Aufwendungen für die Übernachtungen vom 27. zum 28. Mai, 30. zum 31. Juli und 6. zum 7. August 2014 nicht notwendig gewesen seien und somit nicht erstattet werden könnten.

Am 24. März 2015 hat der Kläger Klage erhoben.

Zur Begründung trägt der Kläger vor, dass der Begriff der Bereitstellung einer Unterkunft in § 7 Absatz 2 Nr. 3 Bundesreisekostengesetzes (BRKG) das tatsächliche Anbieten einer unentgeltlichen Unterkunft durch den Dienstherrn impliziere. Mit der bloßen Implementierung eines elektronischen Antragssystems erfülle die Beklagte diese Anforderungen nicht. Insofern könne sie ihm nicht vorhalten, er habe eine unentgeltlich bereitgestellte Unterkunft nicht genutzt. Ungeachtet dessen ergäbe sich die Rechtswidrigkeit der angegriffenen Bescheide zumindest aus der Widersprüchlichkeit des von der Beklagten kommunizierten Regelwerks. Nach den Regelungen in Abschnitt „Selbstbuchung vs. Buchungsauftrag“ sollten die Dienstreisenden eine erforderliche Hotelreservierung im Regelfall selbstständig durchführen. Entsprechend dieser Regelungen habe er – nachdem er habe erkennen müssen, dass zur Erledigung des Dienstgeschäfts eine weitere Übernachtung erforderlich sei – am 27. Mai 2014 um 17:35 Uhr den externen Reisedienstleister C.   Travel kontaktiert. Der ausschließlich englischsprachige Operator habe ihm mitgeteilt, dass dem C.   seitens der C keine freien Gästezimmer gemeldet worden seien. Gegen eine zusätzliche Servicegebühr in Höhe von 25,00 Euro könne aber problemlos ein Hotelzimmer vermittelt werden. Angesichts einer fehlenden Regelung hinsichtlich der Kostenerstattung einer solchen Servicegebühr, habe er es vorgezogen, das Hotelzimmer letztendlich zu reservieren.

Der Kläger beantragt sinngemäß,

die Beklagte unter teilweiser Aufhebung der Reisekostenabrechnungen vom 9. September, 20. November und 1. Dezember 2014 in Gestalt der drei Widerspruchsbescheide vom 25. Februar 2015 zu verurteilen, seine Anträge vom 26. August, 27. Oktober und 10. November 2014 unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts neu zu bescheiden.

Die Beklagte beantragt,

die Klage abzuweisen.

Die Beklagte wiederholt im Wesentlichen ihren Vortrag aus dem Widerspruchsverfahren und trägt ergänzend vor: Entgegen der Ansicht des Klägers seien ihm für die Nächte vom 27. zum 28. Mai, 30. zum 31. Juli und vom 6. zum 7. August 2014 unentgeltliche amtliche Unterkünfte im Sinne des § 7 Absatz 2 Nr. 3 BRKG „bereitgestellt“ worden. Denn die Unterkünfte seien für den Kläger unentgeltlich verfügbar gewesen. Er hätte seinen Unterbringungsbedarf bei der Beklagten nur in geeigneter Weise anzeigen und die Gästezimmer/Appartements beziehen müssen. Der Kläger gehe offenbar irrtümlich davon aus, dass sie ihm freie unentgeltliche Übernachtungsmöglichkeiten in ihren Gästehäusern von sich aus hätte anbieten müssen. Insoweit genüge es aber, den Dienstreisenden die Möglichkeit zu verschaffen, ihren Übernachtungswunsch der Beklagten mitzuteilen und infolgedessen eine freie unentgeltliche amtliche Unterkunft – soweit vorhanden – zur Verfügung gestellt zu bekommen. Der Kläger könne regelmäßig selbst am besten erkennen, wann im Rahmen einer Dienstreise eine Übernachtung notwendig sei. Auch bestünde kein Widerspruch der Regelungen im Rundschreiben vom 21. Januar 2014 zu den im Intranet der Beklagten veröffentlichten Hinweisen zur Nutzung des elektronischen Auftragssystems „EASy“ für die Abwicklung von Dienstreisegenehmigungen und Buchungsauftrag für Dienstreisen. Das Rundschreiben vom 21. Januar 2014 enthält gegenüber dem elektronischen Auftrag System „EASy“ speziellere Regelungen für Übernachtungen am Dienstort G.         , wo Unterkünfte nicht von den Dienstreisenden selbst gebucht werden könnten, sondern aus organisatorischen Gründen ausschließlich mittels Buchungsauftrag über „EASy“ abzuwickeln seien. Zwar bestehe für elektronische Buchungsaufträge in „EASy“ tatsächlich ein Annahmeschluss bis 15:00 Uhr. Benötige ein Dienstreisender taggleich eine Übernachtung in G.         , könne er sich diese nach Annahmeschluss in der Regel nicht mehr über „EASy“ beschaffen. Für dringende Fälle stehe dem Dienstreisenden unter anderem die 24 Stunden Hotline des externen Reisedienstleister C.   Travel zur Verfügung. Die dort erreichbaren Servicemitarbeiter hätten jedoch keine Informationen über freie Übernachtungskapazitäten in den Gästehäusern der Beklagten, so dass diese von dort aus auch nicht vermittelt werden könnten. Der Kläger hätte jedoch durch eine direkte Anfrage im Haupthaus der Beklagten eine unentgeltliche amtliche Unterkunft erhalten. Der Empfang des auf dem Gelände der Zentrale der Beklagten in G.         gelegenen Gästehauses sei von Montag bis Freitag von 7:30 Uhr bis 22:00 Uhr besetzt. Dienstreisenden der Beklagten würden dort bei Bedarf ohne weiteres freie Gästezimmer/Appartements in den Häusern X.       -F.       -Straße 00 und G1.-----straße 00 zur Verfügung gestellt. Dem Kläger sei die Möglichkeit, eine unentgeltliche amtliche Unterkunft auch direkt bei den Gästehäusern der Beklagten zu erhalten, bestens bekannt. Er unternehme aufgrund seiner dienstlichen Aufgaben sehr häufig Dienstreisen nach G.         . Viele seiner Übernachtungen buche er nicht mittels des elektronischen Buchungssystems „EASy“ sondern direkt beim Gästehaus. Vor diesem Hintergrund sei nicht nachvollziehbar, weshalb sich der Kläger nur an die 24 Stunden Hotline des externen Reisedienstleisters gewandt habe, sich jedoch nicht – was naheliegend gewesen sei – beim Gästehaus der Beklagten nach einem Gästezimmern/Appartement erkundigt habe. Durch das Unterlassen dieser Anfrage seien letztlich die vom Kläger verauslagten externen Hotelkosten verursacht worden. Der allgemeine Sparsamkeitsgrundsatz binde sowohl die Verwaltung als auch den Dienstreisenden selbst, im Rahmen des pflichtgemäßen Ermessens und des Zumutbaren alles zu tun, um die Reisekosten so niedrig wie möglich zu halten.

Die Beteiligten haben sich unter dem 26. und 27. August 2015 mit einer Entscheidung ohne mündliche Verhandlung einverstanden erklärt.

Hinsichtlich des weiteren Sach- und Streitstandes wird auf den Inhalt der Gerichtsakte sowie des beigezogenen Verwaltungsvorgangs der Beklagten ergänzend Bezug genommen.

Entscheidungsgründe:

Die Einzelrichterin ist für die Entscheidung zuständig, da der Rechtsstreit durch Beschluss der Kammer vom 14. August 2015 gemäß § 6 Absatz 1 Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) der Berichterstatterin als Einzelrichterin zur Entscheidung übertragen worden ist.

Die Einzelrichterin kann aufgrund des Einverständnisses der Beteiligten gemäß § 101 Absatz 2 VwGO ohne mündliche Verhandlung entscheiden.

Die zulässige Klage ist unbegründet. Die Reisekostenabrechnungen vom 9. September, 20. November und 1. Dezember 2014 in Gestalt der drei Widerspruchsbescheide vom 25. Februar 2015 sind rechtmäßig und verletzen den Kläger nicht in seinen Rechten (§ 113 Absatz 5 VwGO). Denn der Kläger hat keinen Anspruch gegen die Beklagte auf Erstattung der ihm entstandenen Kosten für drei Übernachtungen im Hotel I.             Hof in Höhe von jeweils 57,00 Euro.

Anspruchsgrundlage für die geltend gemachten Übernachtungskosten ist § 7 Absatz 1 Satz 2 BRKG. Danach werden Übernachtungskosten für notwendige Übernachtungen, die den in Satz 1 der Vorschrift genannten Pauschalbetrag von 20,00 Euro übersteigen, erstattet, soweit sie notwendig sind. Gemäß Ziffer 7.1.3 Satz 1 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV) sind Übernachtungskosten als notwendig anzusehen, wenn ein Betrag von 60,00 Euro nicht überschritten wird. Da die Kosten für die Übernachtung jeweils bei 57,00 Euro lagen, ist nach dieser Regelung ohne weitere Einzelfallprüfung von ihrer Notwendigkeit auszugehen.

Allerdings ist der Anspruch des Klägers auf Erstattung der Übernachtungskosten gemäß § 7 Absatz 2 Nr. 3 BRKG ausgeschlossen. Übernachtungsgeld wird danach nicht bei unentgeltlicher Bereitstellung einer Unterkunft des Amtes wegen, auch wenn diese Unterkunft ohne triftigen Grund nicht genutzt wird, gewährt. So liegt der Fall hier. Im Einzelnen:

Entgegen der Ansicht des Klägers hat die Beklagte Unterkünfte des Amtes wegen unentgeltlich bereitgestellt. Sie hält am Dienstort G.         für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – und damit auch für den Kläger – zwei Gästehäuser bereit, die diese des Amtes wegen unentgeltlich in Anspruch nehmen können, sofern nicht sämtliche Zimmer bereits belegt worden sind. Letzteres ist nach dem unwidersprochen gebliebenem Vortrag der Beklagten nicht der Fall gewesen. Dem steht auch nicht entgegen, dass die Beklagte ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu anhält, Buchungen von Unterkünften über „EASy“ abzuwickeln. Das elektronische Antragssystem „EASy“ soll die Buchungen der erforderlichen Übernachtungen an einer Stelle bündeln, um der Beklagten eine Überprüfung der vorhandenen Kapazitäten und – sofern solche vorhanden sind – die Reservierung eines Zimmers in dem jeweiligen Gästehaus zu ermöglichen. Dies begegnet keinen rechtlichen Bedenken. Denn es versteht sich von selbst, dass eine Unterkunft von der Beklagten erst dann bereitgestellt werden kann, wenn seitens eines ihres Mitarbeiters ein dahingehender Bedarf besteht und auch angezeigt wird. Daher ist jeder Dienstreisende verpflichtet, sich um die Verfügbarkeit einer derartigen Unterkunft selbst zu bemühen. Seine Anfrage, ob im konkreten Fall eine Übernachtungsmöglichkeit in einem der zwei Gästehäuser besteht, muss insbesondere auch rechtzeitig gestellt werden. Erst dann hat der Beamte seiner Mitwirkungspflicht genügt. Dies wiederum kann bei den Dienststellen des Dienstherrn erst die Obliegenheit zur Bereitstellung in der Form eines konkreten Angebots auslösen.

Bundesverwaltungsgericht (BVerwG), Urteil vom 5. Februar 2002 – 10 A 1/01 –, juris, Rn. 16.

Insoweit kann dahingestellt bleiben, ob der Kläger seine Anfrage überhaupt rechtzeitig an die Beklagte gerichtet hat. Denn er hat seiner Mitwirkungspflicht jedenfalls nicht hinreichend genüge getan, indem er sich nicht direkt bei den Gästehäusern nach einer freien Unterkunft erkundigt hat. Zwar verkennt das Gericht nicht, dass der Kläger hinsichtlich der Übernachtung vom 27. zum 28. Mai 2014 das von der Beklagten vorgeschrieben Verfahren gewahrt hat. Insoweit trägt der Kläger vor, dass er sich ‑ nachdem er erkannt habe, dass zur Erledigung des Dienstgeschäfts eine weitere Übernachtung erforderlich sei – um 17:35 Uhr an den externen Reisedienstleister C.   Travel gewandt habe. Dort sei ihm aber mitgeteilt worden, dass dem C.   seitens der Beklagten keine freien Gästezimmer gemeldet worden seien. Gegen eine zusätzliche Servicegebühr in Höhe von 25,00 Euro könne aber problemlos ein Hotelzimmer vermittelt werden. Grundsätzlich dürfte in einem Fall wie diesem, wenn also ein Mitarbeiter der Beklagten das vorgeschriebene Verfahren wahrt und ihm eine derartige Auskunft erteilt wird, dieser davon ausgehen, dass keine Unterkunft mehr frei ist. Angesichts der Unklarheit, ob die Kosten für die Servicegebühr in Höhe von 25,00 Euro erstattet werden, dürfte es dem Beamten grundsätzlich auch nicht zumutbar sein, sich hierauf einzulassen. Gleichwohl hätte der Kläger sich aufgrund der besonderen Umstände im Einzelfall direkt bei den Gästehäusern nach einer freien Unterkunft erkundigen müssen. Zwar ist ein selbstständiges Nachfragen nach freien Unterkünften in den Gästehäusern nicht in den entsprechenden internen Regelungen der Beklagten für die Abwicklung von Buchungsaufträgen für Dienstreisen vorgesehen. Auch muss sich die Beklagte grundsätzlich an ihren eigenen Vorgaben festhalten lassen und kann ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht vorwerfen, sich hieran orientiert zu haben. Insbesondere muss sich die Beklagte in diesem Zusammenhang den Vorwurf gefallen lassen, dass die Servicemitarbeiter des externen Reisedienstleiters keine Informationen über freie Übernachtungskapazitäten in den Gästehäusern der Beklagten haben und daher diese auch nicht vermitteln können. Insoweit obliegt es der Beklagten für ausreichende Klarheit zu sorgen, beispielsweise durch die Aufnahme eines Hinweises, wonach Buchungsanfragen für denselben Tag nach 15:00 Uhr nur direkt bei den Gästehäusern gestellt werden können.

Indes berücksichtigt das Gericht, dass es sich beim Kläger um einen Beamten handelt, der sehr häufig zur Dienststelle nach G.         reist, dort übernachtet und ihm bekannt ist, dass – abweichend von den internen Regelungen der Beklagten – auch die Möglichkeit besteht, eine Übernachtung direkt beim Gästehaus zu buchen. Vor diesem Hintergrund erschließt sich dem Gericht nicht, wieso der Kläger hiervon keinen Gebrauch gemacht hat, obwohl ihm eine direkte Anfrage beim Gästehaus sowohl zeitlich als auch räumlich – nach dem abermals unbestritten gebliebenem Vortrag der Beklagten – ohne Weiteres möglich gewesen wäre. Vielmehr erscheint es dem Gericht unter Berücksichtigung des im Reisekostenrecht geltenden Grundsatzes der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit unbillig, auf die unergiebige Auskunft des Mitarbeiters der Servicehotline zu verweisen.

Demnach kann auch dahingestellt bleiben, ob die Regelungen der Beklagten zur Buchung von Unterkünften widersprüchlich sind. Das Gericht weist aber darauf hin, dass es den vom Kläger geltend gemachten Widerspruch nicht zu erkennen vermag.

Ein triftiger Grund für die Nichtinanspruchnahme der bereitgestellten Unterkunft ist nicht vom Kläger geltend gemacht worden. Auch sonst ist nicht ersichtlich, dass ihm die Inanspruchnahme der bereitgestellten Unterkunft  nicht zumutbar gewesen wäre.

Hinsichtlich der Übernachtungen vom 30. zum 31. Juli 2014 und vom 6. zum 7. August 2014 fehlt es bereits an einem substantiierten Vortrag des Klägers, warum er nicht in der Lage gewesen sein soll, eines der bereitgestellten Zimmer in einem der Gästehäuser zu nutzen. Sofern er sich abermals an die Hotline des Reisedienstleisters C.   Travel gewandt haben sollte – wofür keine Anhaltspunkte bestehen – greifen ebenfalls die vorstehend genannten Erwägungen.

Die Kostenentscheidung folgt aus § 154 Absatz 1 VwGO.

Die Entscheidung über die vorläufige Vollstreckbarkeit beruht auf § 167 Absatz 1 VwGO in Verbindung mit §§ 708 Nr. 11, 709, 711 der Zivilprozessordnung (ZPO).