WEG: Die sechs häufigsten Fragen zur Durchführung der Eigentümerversammlung

Die Rechtsprechung zur Frage, was bezüglich der Durchführung einer Eigentümerversammlung zu beachten ist, ufert stark aus. Die folgende Übersicht gibt daher einen Überblick über die häufigsten Fragen.

1. Wer muss den Vorsitz führen?

Den Vorsitz führt grundsätzlich der Verwalter. Abweichende Regelungen können vereinbart oder beschlossen werden. Für einen Beschluss genügt eine einfache Mehrheit. Es kann z.B. vereinbart werden, dass der Verwaltungsbeiratsvorsitzende oder ein einzelner Wohnungseigentümer den Vorsitz führt. Ist der Verwalter eine GmbH, kann diese durch eine allgemein vertretungsberechtigte Person (z.B. einen Prokuristen) oder einen rechtsgeschäftlich bestellten Vertreter handeln. Die Frage, wer den Vorsitz führt, kann für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt gesondert entschieden werden.

2. Wer ist teilnahmeberechtigt?

Der Verwalter ist zwingend teilnahmeberechtigt, die Wohnungseigentümer ebenfalls. Ausnahme: Ein Wohnungseigentümer ist von der Eigentümerversammlung ausgeschlossen worden, weil er diese in einem nicht hinzunehmenden Maße gestört hat. Für derartige Fälle bietet es sich an, dass sich die Versammlung eine Geschäftsordnung gibt, die als letztes Mittel vorsieht, Störer von der Versammlung auszuschließen. Ob dritte Personen, die nicht Wohnungs-/Teileigentümer der betreffenden Anlage sind, teilnehmen dürfen, ist streitig.

Für Berater gilt: Jeder Eigentümer hat das Recht, im Beistand eines Rechtsanwalts an der Versammlung teilzunehmen, jedenfalls wenn ein berechtigtes Interesse hierfür besteht. Das berechtigte Interesse kann sich aus dem hohen Lebensalter des betroffenen Eigentümers oder aus der juristischen Schwierigkeit der Angelegenheit, über die beraten werden soll, ergeben. Trotz Nichtöffentlichkeit der Versammlung ist ein Verwalter befugt, zu einzelnen Tagesordnungspunkten Berater (z.B. Rechtsanwälte oder Architekten) hinzuzuziehen. Für Vertreter gilt: Es ist jederzeitige Stellvertretung zulässig. In der Gemeinschaftsordnung kann aber bestimmt werden, dass sich ein Eigentümer nur durch bestimmte Personen vertreten lassen darf, z.B. durch den Ehegatten. Der Verkäufer von Wohnungseigentum kann den Käufer bereits vor Eintragung einer Eigentumsverschaffungsvormerkung zur Ausübung des Stimmrechts ermächtigen. Der Verwalter kann nicht wirksam als Vertreter stimmberechtigter Eigentümer über seine eigene Entlastung abstimmen. Vereitelt der Verwalter vorsätzlich die Teilnahme des Vertreters nur eines (unliebsamen) Eigentümers unter Hinweis auf eine Vertretungsbeschränkung in der Teilungserklärung, sind die auf der Versammlung ohne den Vertreter gefassten Beschlüsse nichtig.

Wird ein Vertreter, der seine Bevollmächtigung ordnungsgemäß nachweisen kann, vom Vorsitzenden einer Eigentümerversammlung zurückgewiesen, sind die in der Versammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar, sofern die nicht abgegebene/nicht berücksichtigte Stimme erheblich war.

Für Mieter und sachkundige Dritte gilt: Mieter sind teilnahmeberechtigt als Vertreter der vermietenden Eigentümer. Sachkundige Dritte (Anwälte, Architekten) dürfen zu einzelnen Tagesordnungspunkten hinzugezogen werden, wenn es sachlich geboten ist.

3. Was ist für den Ablauf der Versammlung zu beachten?

Jedenfalls in größeren Anlagen ist es sinnvoll, sich eine Geschäftsordnung zu geben, die den Ablauf der Versammlung regelt. Inhalt sollten zumindest Abstimmungsmodalitäten und Redezeitbegrenzungen sein. Je größer die Anlage ist, desto sinnvoller ist es auch, Regelungen zu treffen, wonach einzelne Eigentümer als Ultima Ratio von der Versammlung ausgeschlossen werden dürfen. Hinsichtlich der Beschlussfähigkeit ist zwischen der Erst- und einer Wiederholungsversammlung zu unterscheiden:

Erstversammlung: Die Versammlung ist nur beschlussfähig, wenn die erschienenen stimmberechtigten Eigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten. Diese Regelung ist jedoch abdingbar. Nicht stimmberechtigte Eigentümer scheiden aus der Berechnung aus, selbst wenn sie erschienen sind.

Wiederholungsversammlung: Sie ist ohne Rücksicht auf die Höhe der vertretenen Anteile beschlussfähig, wenn darauf bei der Einberufung hingewiesen wurde. Fehlt dieser Hinweis, führt das zur Anfechtbarkeit der in der Wiederholungsversammlung getroffenen Beschlüsse.

Nach erstmaliger Feststellung der Beschlussfähigkeit bei Versammlungseröffnung wird der erste Tagesordnungspunkt aufgerufen und zur Diskussion gestellt.

4. Welche Grundsätze gelten bei der Abstimmung?

Wie die einzelnen Abstimmungen durchgeführt werden, muss der Versammlungsleiter entscheiden, sofern nicht durch die Gemeinschafts- oder Geschäftsordnung etwas anderes bestimmt ist. Sofern eine zweifelsfreie Feststellung des Abstimmungsergebnisses sichergestellt ist, kann der Versammlungsleiter die Ja-Stimmen und die Enthaltungen oder die Nein-Stimmen und die Enthaltungen abfragen und als Unterschiedsbetrag zu der Zahl der in der Versammlung vertretenen Stimmen die Nein-Stimmen oder die Ja-Stimmen feststellen. Nachdem die Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen gezählt worden sind, verkündet der Versammlungsvorsitzende das Ergebnis der Abstimmung.

Beschlüsse müssen festgestellt und bekannt gegeben werden. Mangels entgegenstehender Anhaltspunkte im Protokoll der Eigentümerversammlung wird durch Feststellung und Bekanntgabe eines eindeutigen Abstimmungsergebnisses zugleich das Beschlussergebnis konkludent festgestellt und bekannt gegeben. Ohne eine solche Feststellung ist der Beschluss unwirksam und nicht nur anfechtbar. Eine nur mündliche Feststellung und Verkündung des Beschlussergebnisses genügt.

Protokollierung ist zur Wirksamkeit nicht erforderlich. Wenn der Verwalter einen gesetzwidrigen Mehrheitsbeschluss als angenommen verkündet, kann dies dazu führen, dass er nach erfolgter Anfechtung des Beschlusses die Verfahrenskosten tragen muss.

5. Welche Regeln gelten für die Niederschrift?

Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen, die vom Vorsitzenden der Versammlung und einem Eigentümer und - falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist - auch von dessen Vorsitzenden/Stellvertreter zu unterschreiben ist. Es ist nur eine Ergebnisfixierung notwendig, kein Verlaufsprotokoll. Ein Anspruch eines Eigentümers auf Aufnahme bestimmter Diskussionsbeiträge besteht nicht.

Die Niederschrift ist vom Versammlungsvorsitzenden anzufertigen. Abweichendes kann beschlossen werden (z.B. Bestellung eines Schriftführers). Der Bestellungsbeschluss ist unanfechtbar. Die Niederschrift muss so früh angefertigt werden, dass sie den Eigentümern eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist des § 23 Abs. 4 S. 2 WEG zugeht. Wenn der Verwalter die Niederschrift nicht eine Woche vor Fristablauf zugesendet hat, kann ein Eigentümer vorsorglich alle Beschlüsse anfechten. Wird die Anfechtung dann auf einzelne Beschlüsse beschränkt, sind i.d.R. dem Verwalter die durch die ursprünglich weitergehende Anfechtung entstandenen Kosten aufzuerlegen. Beschlüsse einer Eigentümergemeinschaft wirken auch ohne Grundbucheintragung gegen die Rechtsnachfolger von Eigentümern, unabhängig von der Existenz der Niederschrift.

Ein Verwalter, der über eine Eigentümerversammlung eine Niederschrift erstellt, die in wesentlichen Punkten falsch ist, kann für die weitere Führung der Verwaltung ungeeignet sein. Der in einem solchen Fall gefasste Beschluss über die erneute Bestellung des Verwalters ist auf Antrag für ungültig zu erklären. Jeder Eigentümer kann verlangen, dass Fehler im Protokoll berichtigt werden, falls ein dahingehendes Rechtsschutzbedürfnis vorliegt. Wichtig: Das Protokoll darf keine sachlich nicht gebotenen "Wertungen, Schärfen, Bloßstellungen und Diskriminierungen" enthalten. Jeder Eigentümer ist berechtigt, die Niederschriften einzusehen. Hiermit ist ein Recht verbunden, Abschriften anzufertigen, eine Pflicht des Verwalters hierzu besteht aber nicht. Er muss auch keine Kopien anfertigen. Fertigt er sie dennoch, hat er einen Aufwendungsersatzanspruch. Insoweit steht ihm ein Vorschussanspruch zu. Das Einsichtsrecht besteht auch nach der Genehmigung der Jahresabrechnung und der Entlastung des Verwalters.

6. Welche Beschlüsse sind mehrheitsfähig?

Mehrheitsfähig sind Beschlüsse über:

• Gebrauchsregelungen (§ 15 Abs. 2 WEG),

• Veräußerungsverlangen (Entziehung des Wohneigentums, § 18 Abs. 3 S. 1 WEG),

• Ordnungsmäßige Verwaltung (§ 21 Abs. 3, 5 WEG),

• Wiederaufbau (§ 22 Abs. 2 WEG),

• Verwalterbestellung und -abberufung (§ 26 Abs. 1 WEG),

• Verwalterermächtigung, Ansprüche geltend zu machen (§ 27 Abs. 2 Nr. 5 WEG),

• Verlangen nach Rechnungslegung durch den Verwalter (§ 28 Abs. 4 WEG),

• Wirtschaftsplan, Abrechnung, Rechnungslegung des Verwalters (§ 28 Abs. 5 WEG),

• Bestellung eines Verwaltungsbeirats (§ 29 Abs. 1 WEG).