Bruttolistenpreis, 1%-Regelung und Fahrtenbuch - Die steuerliche Behandlung von Dienstwagen
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1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch?
Beide dienen zur Ermittlung des erhaltenen geldwerten Vorteils, wobei die 1-Prozent-Regelung eine pauschalisierte Erfassung vorsieht, während das Fahrtenbuch individuell angelegt ist. Künftig sollen zudem auch die Unternehmen weiter entlastet werden: Der Bundesrat plant dazu, dass Unternehmen die Führerscheinkontrollen bei Dienstwagen nur noch einmalig vornehmen müssen - was zumindest auf bürokratischer Ebene einer Entlastung gleichkommt.
Hinsichtlich der steuerlichen Behandlung ändert sich nach aktuellem Stand aber weder an der 1-Prozent-Regelung noch am Fahrtenbuch etwas. Für beide dient immer der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs als Berechnungsgrundlage, dahingehend herrscht also schon einmal Klarheit. Der Bruttolistenpreis hat außerdem den Vorteil, dass er automatisch auch die Umsatzsteuer sowie Sonderausstattung des Wagens einschließt. Für eine korrekte Berechnung ist stets der Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der erstmaligen Zulassung heranzuziehen.
Unabhängig von der genutzten Methode, können Beschäftigte mit einem Dienstwagenrechner vorab prüfen, welche steuerlichen Belastungen durch den Firmenwagen auf sie zukommen. Das schützt vor potenziell unangenehmen Überraschungen bei der nächsten Steuererklärung und festgestellten Steuerlast.
Wie funktioniert die 1-Prozent-Regelung?
Die 1-Prozent-Regelung ist ein vereinfachtes und pauschalisiertes Verfahren. Der Name ist hier Programm: 1 Prozent des Bruttolistenpreises werden monatlich als geldwerter Vorteil erfasst. Außerdem berücksichtigt das Verfahren die Entfernung zwischen der gemeldeten Wohnung des Arbeitnehmers und der ersten Tätigkeitsstätte. Letztere ist für die meisten Mitarbeitenden der Sitz des Unternehmens. Pro gefahrenen Kilometer fallen dafür 0,03 Prozent an.
Der große Vorteil des Verfahrens liegt offensichtlich in seiner Einfachheit. Es sind keine fortlaufenden detaillierten Dokumentationen über die tatsächlichen Fahrten notwendig, was viel Zeit und bürokratischen Aufwand spart. Auf der anderen Seite kann das potenziell zu steuerlichen Nachteilen führen, nämlich wenn der Dienstwagen realistisch weniger oft genutzt wird, als die 1-Prozent-Regelung eigentlich pauschalisiert. Arbeitnehmende versteuern damit mitunter einen höheren geldwerten Vorteil, als sie es eigentlich mit dem individuellen Fahrtenbuch würden.
So funktioniert das Fahrtenbuch
Auch hier zeigt der Begriff schon relativ genau an, was Arbeitnehmende erwartet: Sie führen für alle Fahrten mit dem Dienstwagen eine Art detailliertes "Tagebuch". Enthalten sind in dem Fahrtenbuch daher, für jede einzelne Fahrt, diese Angaben:
- das Datum
- Kilometerstand vorher/nachher
- Zweck/Grund der Fahrt
- das Ziel
Das Fahrtenbuch enthält geschäftliche Dienstreisen und Fahrten ebenso wie die private Nutzung, auch die gefahrenen Strecken zwischen dem Arbeitsplatz und dem Zuhause sind erfasst. Der zu versteuernde geldwerte Vorteil entsteht deshalb als direkte Folge der privaten Nutzung des Fahrzeugs.
Die Fahrtenbuchmethode ist, wie unschwer zu erkennen, deutlich präziser. Wird der Dienstwagen gar nicht oft für Privatfahrten genutzt, wäre der zu versteuernde geldwerte Vorteil geringer, es lässt sich so also mehr Geld sparen. Dafür erwartet Arbeitnehmende ein nicht unwesentlicher bürokratischer Aufwand.
Präzision ist dabei ein Muss: Sollten Fehler im Fahrtenbuch identifiziert werden, gilt dieses als verworfen. Dann haben Arbeitnehmende zwar den Aufwand gehabt, angesetzt wird aufgrund des Fehlers aber trotzdem die 1-Prozent-Methode. Als pfändbares Einkommen gilt der geldwerte Vorteil aber übrigens nie.